Xin chào! Mình là Thảo Andy đến từ bộ phận Mega Traffic, dưới đây là chút kinh nghiệm mình đúc kết được để công việc được hiệu quả hơn trong quá trình mình làm việc và học hỏi, mong rằng nó sẽ có ích cho các bạn Gen-ers nói chung và các bạn ở Team Mega Traffic nói riêng nhé!
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao đồng nghiệp của bạn có thể hoàn thành được rất nhiều việc trong ngày một cách nhanh chóng, ngược lại bạn lúc nào cũng cảm thấy thiếu thời gian? Số giờ trong một ngày của mỗi người đều là như nhau, vậy tại sao họ lại có thể làm được nhiều việc hơn bạn?
Câu trả lời nằm ở hiệu suất. Nếu cùng làm việc trong cùng một thời gian, người có hiệu suất cao hơn sẽ làm được nhiều việc hơn. Nói cụ thể hơn, ví dụ hai bạn nhân viên cùng làm việc 8 giờ một ngày với yêu cầu số lượng và chất lượng bài viết tương tự, nhưng một bạn đăng được đến 30 bài, trong khi người kia chỉ đăng được 20 bài. Rõ ràng là người viết được nhiều bài viết hơn sẽ có cơ hội tăng lương và thăng tiến tốt hơn rồi.
Vậy làm thế nào để tăng hiệu suất công việc? Bí quyết đơn giản chính là trong những thói quen làm việc hằng ngày của bạn đấy! Vậy nên, trong bài viết này mình sẽ mách nhỏ cho bạn biết mình đã áp dụng 7 thói quen giúp mình cải thiện hiệu suất làm việc cực hiệu quả như thế nào.
1. Sắp xếp thời gian hợp lý để tận dụng tối đa thời gian làm việc
Lúc mới vào làm, có đôi lúc mình dành cả buổi sáng loay hoay làm việc này việc kia, nhưng lại chẳng việc nào ra việc nào cả. Sau đó, mình đã nghe được từ Workshop về quản lý thời gian của các anh chị, nó khiến mình như được khai sáng, mình không còn phải loay hoay không biết làm việc gì trước tiên. Chính vì thế, để tận dụng tối đa thời gian làm việc thì lên lịch, vạch ra kế hoạch mỗi ngày và ưu tiên các công việc quan trọng trước là điều đầu tiên mà mình đã áp dụng thành công.
Lên lịch, phân loại cho từng công việc để có thể hoàn thành chúng đúng hạn.
2. ‘Nhờ gì cũng làm’
Thử nghĩ lại xem, đã có lúc nào đó bạn đã có rất nhiều việc rồi, nhưng cấp trên gia việc xuống hay đồng nghiệp nhờ vã thì bạn vẫn nhận hết chưa? Nó là biểu hiện của người “nhờ gì cũng làm”, không hề biết đặt giới hạn và tập trung vào mục tiêu của bản thân.
Có lẽ bạn nghĩ rằng nhận nhiều việc thì mình sẽ càng có thêm nhiều kinh nghiệm đúng không? Chính bản thân mình cũng từng như vậy, mình đã ôm đồm rất nhiều việc, quản lý rất nhiều fanpage. Nhưng rồi đến khi công việc chồng chất như núi, mình bị quá tải và phải chuyển bớt việc cho bạn khác thì mình mới nhận ra điều này.
Nếu muốn đạt hiệu suất công việc cao nhất, hạn chế nói “có” với mọi thứ và khiến cho bản thân quá ôm đồm khi công việc của mình còn chưa xong nhé. Hãy đặt ra giới hạn, học cách “từ chối” thật lịch sự để có thể nói “có” đối với những điều quan trọng hơn cũng chính là điều tiên quyết để mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
3. Học cách quản lý cảm xúc
‘Tự nhiên sáng nay Thảo bị mẹ mắng 1 trận vì một lý do mà Thảo cảm thấy rất là vô lý, Thảo rất hậm hực và lên công ty Thảo đã im lặng buồn bực suốt ngày hôm đó, Thảo không thể tập trung vào việc gì cả, vì Thảo chưa hiểu lý do vì sao bị mẹ mắng. Rồi hôm đó Thảo không hoàn thành xong công việc dẫn đến trì trệ công việc.’
Đó là Thảo trong ví dụ chứ không phải mình nha haha!
Đúng vậy, tình trạng stress, suy nghĩ tiêu cực có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn rất là nhiều. Nên mình đã học cách quản lý cảm xúc của chính mình bằng cách thực hiện các bài tập thể dục mỗi ngày, vì vận động rất tốt cho cơ thể! Hay đơn giản là ‘học thở’. Nói tới đây chắc bạn đang thắc mắc: ‘Ủa thở cũng phải học nữa hả?’ đúng không? Có đấy, hãy thử search cách thở đúng và nó chắc chắn sẽ có ích cho bạn đấy. Tập yoga, hoặc giải bày tâm sự cùng bạn bè, đồng nghiệp và gia đình cũng là một cách tốt để kiểm soát cảm xúc của mình đó nha.
4. Thức giấc cùng điện thoại?
Mình là một trường hợp điển hình khi thức giấc là ôm điện thoại check, ‘Nhỡ đâu có chuyện gì gấp hay thông tin gì mới trong đêm qua mà mình chưa biết? Nếu không nhìn chẳng phải mình “mù thông tin” hay sao?’. Đó luôn là suy nghĩ của mình mỗi sáng thức dậy, đặc biệt là từ khi mình làm việc về mảng tin tức thì thời gian xem điện thoại mỗi sáng để nắm tin tức lại càng lâu hơn.
Nhưng đây thực ra là một thói quen không tốt vì nó sẽ đặt bạn vào trạng thái căng thẳng và dễ bị sao nhãng (trước cả khi bạn dậy làm vệ sinh, ăn sáng,…). Có là không ít lần, mình đã xém muộn làm vì mải lướt mạng xã hội hay xem video trên YouTube.
Nắm tin tức buổi sáng cũng chưa hẳn là xấu, đặc biệt là với những bạn làm về mảng tin tức như mình.
Nhưng, hãy vận dụng và điều chỉnh tuỳ theo công việc của bản thân. Có một điều nên áp dụng với mọi trường hợp, đó là hạn chế kiểm tra các mạng xã hội ngay khi vừa mới ngủ dậy. Trừ khi đó là các tin nhắn công việc, còn không thì bạn sẽ rất dễ bị sao nhãng.
Hạn chế kiểm tra mạng xã hội, email trên điện thoại ngay khi mới thức giấc, chúng sẽ ảnh hưởng đến tâm lý và làm bạn sao nhãng khỏi mục tiêu chính: Chuẩn bị đón ngày mới với trạng thái tốt nhất.
5. Mất tập trung khi làm việc
Bị mất tập trung khi làm việc là điều phổ biến và không lạ gì đối với hầu hết mọi người. Ví dụ đơn giản như mình muốn tìm một cây bút mà tìm hoài không thấy, hay lướt Facebook để tìm tin tức mà “lỡ tay” kéo xuống hay lướt liền tù tì vì những “gương mặt thân quen” đập vào mắt… Sự khác biệt chỉ nằm ở thời gian giữa những lần mất tập trung. Vậy làm thế nào để tránh hoặc ít nhất là kéo dài khoảng thời gian giữa các lần mất tập trung?
.jpg)
Đầu tiên, bạn cần phải có một môi trường làm việc ngăn nắp gọn gàng. Bạn sẽ không bị tốn thời gian lục tung bàn làm việc tìm đồ hay đột xuất muốn dọn bàn làm việc giữa giờ nữa.
Tiếp, bạn cần phải giữ môi trường làm việc trên trình duyệt web, nếu bắt buộc phải lướt Facebook để tìm tin tức, hãy sử dụng tài khoản Via thay vì tài khoản cá nhân. Hay Bookmark những trang web công việc trên thanh công cụ của trình duyệt cũng là một giải pháp. Như vậy sẽ không có những lần “lỡ tay” kéo xuống hay lướt liền tù tì vì những ‘gương mặt thân quen’ nữa.
Thêm nữa khi nghe nhạc thì hãy dùng những trang chuyên nghe nhạc như Spotify, SoundCloud thay vì YouTube, giảm thiểu việc bấm vào video rồi xem vài chục giây, rồi lại mất tận 5 – 10 phút để tập trung trở lại nhé.
6. ‘Gấp đôi tới chết’
Làm việc thì ai cũng muốn làm một lần cho xong và cố gắng làm dù mệt mỏi, có bạn phải thức đêm để đăng bài cho kịp. Đúng, hoàn thành công việc là tốt nhưng hiệu suất làm việc sẽ giảm dần theo thời gian bạn làm việc, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như trạng thái cơ thể.
Nếu muốn đạt hiệu suất tốt, “gấp đôi tới chết” sẽ không bao giờ là một giải pháp phù hợp. Thay vào đó, bạn cần phải làm theo kiểu “lướt sóng”. Nghĩa là làm việc và có những quãng nghỉ nhỏ để nạp lại năng lượng, lấy lại sự tập trung.
Mỗi người chỉ có 3 tiếng với trạng thái tinh thần tốt nhất trong một ngày. Sau 3 tiếng đó, bạn vẫn có thể làm thêm nhưng khi hiệu suất giảm bớt thì cũng là lúc nên dừng lại. “Gấp đôi đến chết” có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhưng cái giá phải trả thì sẽ không hề rẻ chút nào đâu. Nó có thể là chất lượng công việc, thời gian bên người thân hay thậm chí là sức khoẻ.
Đừng làm việc cho tới khi kiệt sức, bạn sẽ mất động lực và bị ảnh hưởng tới tận ngày hôm sau. Hãy tạm dừng khi thấy mệt mỏi, đồng thời có các quãng nghỉ ngắn giữa giờ làm để lấy lại sức và giải toả căng thẳng.
7. Luôn cập nhật và phát triển kỹ năng của mình
Hãy luôn cập nhật và phát triển các kỹ năng của mình để nâng cao hiệu suất công việc. Học tập mới, tham gia khóa học hoặc tìm kiếm cơ hội để trau dồi kỹ năng của mình.
Hay đơn giản là đăng kí ngay một suất ‘Speaker’ Workshop với Chị Hương HR để có cơ hội thể hiện mình trong một lĩnh vực mà mình đang muốn nghiên cứu. Đó sẽ là một cơ hội không tồi nếu bạn muốn được đóng góp và học hỏi.
Mới đây, mình đã cùng nghiên cứu về Chatbot GPT để ứng dụng trong công việc của team mình, và mình nhận ra rằng trong lúc mình tìm hiểu, mình đã khám phá ra được nhiều điều rất thú vị. Thật sự đã học được rất nhiều qua nghiên cứu cũng như góp ý của anh chị mọi người trong team sau Workshop.
Vậy nên hãy cứ thử đi! Đừng ngại nhé!
Trên đây là 7 thói quen mình học được từ anh chị đồng nghiệp đi trước, từ kinh nghiệm xương máu bản thân tự rút ra, và cũng từ những tìm hiểu thêm của mình từ nhiều nguồn khác. Nhưng trên hết, mình đã áp dụng và thành công, chúc các bạn cũng vậy nhé! Cảm ơn vì đã đọc.
